Cách dùng mail merge tạo phiếu lương cho từng nhân viên từ bảng lương trong excel | Kế Toán Thuế An Tâm

Hàng tháng sau khi tính lương, thanh toán giao dịch lương cho nhân viên cấp dưới, các bạn cần thực thi việc gửi tới cán bộ nhân viên cấp dưới Phiếu lương chi tiết cụ thể hàng tháng của họ. Đối với công ty có nhiều nhân viên cấp dưới sẽ rất mất thời hạn nếu tất cả chúng ta không biết sử dụng những ứng dụng sẵn có của Word, Excel, … vào việc làm của mình. Sau đây Kế toán An Tâm sẽ hướng dẫn cách tạo phiếu lương cho từng nhân viên cấp dưới một cách nhanh gọn, giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và công sức của con người.

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành thực tế

cho người mới mở màn

Đang giảm980, 000 ₫

Các bước thực thi :

– Chuẩn bị sẵn bảng lương excel – Tạo Phiếu lương mẫu word – Dùng Mail Merge trộn thư tạo thành hàng loạt phiếu lương

Bước 1 : Chuẩn hóa bảng lương

Download Bảng lương tại đây : bangluong

Để lấy file excel trộn thư thì các tiêu đề cột là các dòng đơn – không được ghép/hợp dòng (merge) => Chèn thêm một dòng tiêu đề phụ trong bảng lương:

Sau đó xóa đi dòng tiêu đề ở trên => Lưu file lại

Lưu ý: Để xóa dòng mà không làm ảnh hưởng đến công thức tính toán ta bấm Ctrl A => Copy => Paste Value dưới dạng số => Ẩn đi những cột không cần thể hiện trên phiếu lương.

Bước 2 : Tạo phiếu lương trên file word theo mẫu tương thích

Download phiếu lương lương mẫu tại đây : phieuluongmau

Bước 3 : Thực hiện trộn thư

Chọn thẻ Mailing => Start Mail Merge => Step by Step Mail Merge Wizard

Chọn định dạng Letter ở Step 1 of 6 (góc trái – phía cuối màn hình)

Next tới Step 2 of 6: chọn Use the current document (Nguồn tài liệu hiện tại)

Next tới Step 3 of 6: Bấm vào Browse chọn file dữ liệu nguồn (Bảng lương đã chuẩn hóa ở bước 1) => chọn Open để mở file nguồn

Chọn sheet chứa dữ liệu nguồn (ở đây là sheet 1, tuy nhiên, nên đổi tên sheet chứa dữ liệu nguồn ở dạng tiếng Việt không dấu để tránh nhầm lẫn) => OK.

Dữ liệu sau khi chọn file nguồn sẽ hiển thị như sau:

Tiếp tục nhấn OK để chuyển qua Step 4 of 6. Chèn trường tài liệu tương ứng với số lượng thông tin muốn hiển thị ở Phiếu lương mẫu đã tạo :

Tại Step 4 of 6: chọn More items => Insert để chèn trường dữ liệu tương ứng.

Hoặc bấm Insert Merge Field trên thanh công cụ:

Làm tương tự cho đến toàn bộ Phiếu lương.

Next qua Step 5 of 6 để xem trước hình ảnh hiển thị của Phiếu lương hoàn thiện:

Lưu ý : Tại bước này nếu để sót trường tài liệu hoặc trường tài liệu không khớp hoặc trường tài liệu chèn không có tài liệu gốc thì tại các điểm chèn sẽ báo lỗi hoặc để trắng.

Nếu phiếu lương không báo lỗi, Next qua Step 6 of 6 : triển khai xong việc trộn thư.

Bước 4 : Muốn xem phiếu lương của từng người :

Trong thẻ Preview Results sử dụng hình mũi tên để chuyển dời tới / lùi đến số thứ tự nhân viên cấp dưới muốn xem phiếu lương, hoặc gõ trực tiếp số thứ tự của nhân viên cấp dưới trong Bảng lương ở bước 1 vào ô số.

Bước 5 : Chỉnh sửa định dạng sau khi Mail Merge

– Muốn in nghiêng, in đậm => Bôi đen trường muốn chọn rồi in nghiêng, in đậm
– Định dạng lại số: Chọn trường muốn định dạng => Bấm chuột phải => MergeField => Field Codes

Định dạng lại số: Giữ nguyên tên trường #,###,###

Chỉnh sửa tương tự với các trường còn lại ta được kết quả như sau:

Download phiếu lương đã trộn và chỉnh sửa xong : phieuluongmailmerge

Bước 6 : Xuất phiếu lương tàng trữ ở dạng file word :

Vào thẻ Finish và Merge => chọn Edit Individual Documents :

Chọn All nếu muốn xuất toàn bộ
Chọn Current Record nếu muốn xuất vị trí đang xem
Chọn From… To nếu muốn xuất giới hạn số lượng nhân viên.

Download phiếu lươnghoàn chỉnh : phieuluonghoanchinh

Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148 k

Bán chạy!

SáchBài tập và Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50 k

SáchTự học lập BCTC và thực hành thực tế khai báo thuế

Giảm 40 k

SáchTự học làm kế toán bằng ứng dụng Misa

Giảm 100 k