Cách làm hợp đồng nhanh trong Word

Nếu công ty bạn chưa sử dụng ứng dụng Nhân sự thì mình hãy cùng nhau khám phá cách in Hợp đồng Lao động hàng loạt bằng Mail Merge nhé!

Chào mừng những bạn đang đến với series những bài học kinh nghiệm trongKhoá học C&B cơ bảncho người mới ( newbie ) trọn vẹn không tính tiền. Tôi là Thành HR sẽ sát cánh cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà tất cả chúng ta cùng nhau khám phá ngày ngày hôm nay là Cách in Hợp đồng Lao động hàng loạt bằng Mail Merge trong Office năm nay.

Nội dung chính

• Cần sẵn sàng chuẩn bị gì trước khi in Hợp đồng lao động
• Các bước trộn tài liệu và in Hợp đồng Lao động
• Video tương quan

Hiện tại, nhiều công ty đã ứng dụng công nghệ tiên tiến và số hóa tài liệu hồ sơ sách vở, trong đó có cả Phòng Nhân sự. Và việc in Hợp đồng lao động cũng vậy, bạn đã hoàn toàn có thể sử dụng ứng dụng quản trị Nhân sự vàin trực tiếp một cách nhanh gọn và đúng mực.

Tuy nhiên, nếu công ty bạn làm vẫn còn đang dùng cách bằng tay thủ công thì cũng không sao cả. Nó yên cầu bạn phải có một chút ít kiến thức và kỹ năng tin học là hoàn toàn có thể thực thi được. Và cách tất cả chúng ta sẽ làm là dùng Mail Merge trong Office năm nay.

Như tất cả chúng ta đã biết, Mail Merge là một tính năng khá hay, nó có giúp tất cả chúng ta soạn và in hàng loạt những tài liệu có cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin như : Hợp đồng Lao động, Thư mời phỏng vấn, Thư mời nhận việc, Quyết định nghỉ việc… một cách rất nhanh gọn và thuận tiện.

Cần chuẩn bị sẵn sàng gì trước khi in Hợp đồng lao động

Mẫu Hợp đồng lao động của Công ty trên file word năm nay, để trống những phần cần đổi khác như : Họ và tên, ngày tháng năm sinh, CMND…

File excel năm nay gồm những trường ( cột ) tài liệu mà bạn muốn trộn vào file word mẫu Hợp đồng lao động trên để in hàng loạt. Bao gồm những cột như : Họ và tên, ngày tháng năm sinh, CMND…

Các bước trộn tài liệu và in Hợp đồng Lao động

Bước 1 : Mở file mẫu Hợp đồng Lao động, từ tab Mailings, bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard từ menu thả xuống.

Bước 2: Lúc này cửa sổ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phải, bạn chọn Letter và chọn tiếp Next start document Bấm next sang bước 2, bước 3

Bước 3 : Bạn chọn Use an existing list, sau đó bấm Browse để chọn tệp excel tài liệu mà bạn đã tạo và lúc lại ở khởi đầu. Sau khi tìm đến thư mục lưu file excel tài liệu, lúc này sẽ hiện ra một bảng để bạn chọn sheet có tài liệu bạn cần để lấy trộn vào file word

Bước 4 : Sau khi bấm OK, bạn chọn Edit Recipient List để hiện tổng thể những trường trong file excel. Sau đó bạn chọn / bỏ chọn bằng dấu stick.

Bước 5:Tại file word hợp đồng mẫu, bạn cần chèn các trường đã chọn trên vào các vị trí tương ứng bằng cách đặt con trỏ chuột lần lượt vào mỗi vị trí trên bản hợp đồng cần chèn thông tin thay thế, nhấp chuột vào Tab Insert Merge Field rồi chọn trường tương ứng.

Tại file word hợp đồng mẫu, bạn cần chèn những trường đã chọn trên vào những vị trí tương ứng bằng cách đặt con trỏ chuột lần lượt vào mỗi vị trí trên bản hợp đồng cần chèn thông tin sửa chữa thay thế, nhấp chuột vàorồi chọn trường tương ứng.

Bước 6 : Bạn kiểm tra tác dụng triển khai bằng cách nhấn vào tab Preview Results, sau đó nhấn in tại tab Finish và Merge

Vậy là mình đã hoàn thành xong bài họcCách in Hợp đồng Lao động hàng loạt bằng Mail Merge. Nếu bạn có bất kể vướng mắc nào, vui vẻ để lại comment bên dưới. Chúc bạn thành công xuất sắc.

Hãy ủng hộ tác giả bằng cách ĐK kênh Youtube và Fanpage FB với từ khóa HRVN ACADEMY. Trân trọng