Cách lập bảng phân bổ chi phí trả trước và cách tính giá trị phân bổ

Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn cách lập bảng phân bố chi phí trả trước và cách tính giá trị phân bổ đối với công cụ dụng cụ. Các bạn kế tóan hãy tham khảo ngay để làm việc hiệu quả hơn nhé!

Hướng dẫn lập bảng phân bố chi phí trả trước

Tại sao phải lập bảng phân bố chi phí trả trước?

Khi bạn mua các công cụ dụng cụ sử dụng cho việc sản xuất kinh doanh thương mại của công ty nhưng chúng không đủ điều kiện kèm theo để được xem là gia tài cố định và thắt chặt thì các bạn sẽ hạch toán mua CCDC vào sổ nhật ký chung của kế toán. Với các thông tin tài khoản giá trị nhỏ, bạn hoàn toàn có thể định khoản vào ngay thông tin tài khoản chi phí cho bộ phận sử dụng nó. Với các gia tài giá trị lớn, bạn hạch toán vào thông tin tài khoản 242. Sau khi hạch toán, các bạn cần lập bảng phân bổ chi phí trả trước cho công cụ dụng cụ đó để cuối tháng có cơ sở tính giá trị phân bổ cho từng bộ phận sử dụng .

Cách lập bảng phân bố chi phí trả trước

Trước hết các bạn quan sát hóa đơn mua hàng mẫu này :

Ở đây bạn sẽ thấy có dụng cụ tên là ” Bàn thao tác AT120 ” đang được mua với số lượng 8 cái. Nếu bạn phân chia cả 8 cái cho cùng một bộ phận, đưa vào sử dụng trong cùng một ngày thì chỉ cần lập một mã theo dõi. Nếu bạn phân chia cho các bộ phận khác nhau thì có bao nhiêu bộ phận phải lập bấy nhiêu mã theo dõi .Có một điều cần chú ý quan tâm khi lập bảng phân chia chi phí trả trước là bạn sẽ nhập giá trị chưa có thuế của loại gia tài đó nhé. Bởi vì Hóa Đơn đỏ VAT là phần tính cho người tiêu dùng, tất cả chúng ta sẽ dùng để khấu trừ chứ không đưa vào chi phí. Bây giờ các bạn mở bảng phân chia đã có mẫu trong file tài liệu đính kèm bài viết này lên để tất cả chúng ta thực hành thực tế nhé .

Ở đây chúng mình dự tính phân bổ dụng cụ là cây nước nóng cho bộ phận quản trị doanh nghiệp, vậy thì sẽ nhập vào bảng như sau :

Phần mã CCDC, các bạn tự lập mã theo pháp luật của công ty hoặc dùng tên viết liền không dấu của dụng cụ cho dễ nhớ. Sau đó các bạn nhớ điền tên gia tài / công cụ, ngày sử dụng, số lượng và nguyên giá của nó .

• Về phần Giá trị còn lại ĐK đối với một tài sản, nếu tài sản có giá trị ở kỳ trước thì giá trị còn lại đầu kỳ này sẽ là giá trị còn lại cuối kỳ trước chuyển sang nhé. Trong ví dụ của chúng mình, cây nước nóng này mới mua nên vẫn nhập nguyên giá ban đầu. 
• Về phần Thời gian phân bổ với CCDC thì có quy định là thời gian phân bổ không quá 36 tháng. Các bạn tình hình sử dụng tài sản, các chi phí của doanh nghiệp và dựa vào những số liệu mà chúng ta có kể cả doanh thu và chi phí để chúng ta cân đối để đưa thời gian phân bổ và thời gian khấu hao vào sổ sách cho hợp lý.
• Về Giá trị phân bổ theo ngày, bạn tính theo công thức là:

Giá trị phân chia theo ngày =Nguyên giá / Thời gian phân chia / 30

Chúng mình tính theo công thức này vì quy ước một tháng là 30 ngày. Hoặc bạn hoàn toàn có thể tính theo thực tiễn số ngày sử dụng trong tháng nếu công ty bạn có nhu yếu .

• Về mục Phân bổ trong kỳ: Mục số ngày phân bổ thì với tháng đầu tiên bạn sẽ nhập thời gian là từ lúc đưa vào sử dụng đến khi hết tháng, còn các tháng sau thì là sử dụng cả tháng. Mục giá trị phân bổ thì tính theo công thức:

Giá trị phân bổ trong kỳ = Giá trị phân bổ theo ngày x Số ngày phân bổ

• Về mục Lũy kế: Đối với các tháng mà đã có giá trị phân bổ từ tháng tháng thì công thức tính là:

Lũy kế tháng này :Lũy kế tháng trước + Giá trị phân chia trong kỳ

Ở trong ví dụ của chúng mình, cây nước nóng mới được đưa vào sử dụng lần đầu nên lũy kế sẽ bằng giá trị phân chia trong kỳ luôn nhé .

• Về mục Giá trị còn lại cuối kỳ, chúng ta sẽ tính theo công thức sau:

Giá trị còn lại cuối kỳ =Giá trị còn lại ĐK - Giá trị phân chia trong kỳ

• Mục Bộ phận không bắt buộc, các bạn có thể nhập hoặc không. Ở đây chúng mình vẫn nhập cho đầy đủ. Phần này sẽ điền tên viết tắt của bộ phận được phân bổ cây nước nóng là QL.
• Mục Tài khoản CP thì các bạn nhập là tài khoản 6423.

Cách tính giá trị phân bổ 

Như vậy tất cả chúng ta đã nhập xong thông tin của một dụng cụ vào bảng phân bổ chi phí trả trước cho tháng tiên phong sử dụng nó :

Bây giờ tất cả chúng ta sẽ thực hành thực tế nhập thông tin cho chính công cụ đó vào tháng thứ 2 sử dụng nó :Với mục mã công cụ, các bạn có copy từ tháng trước xuống. Đối với các phần sau, những thông tin giống nhau các bạn không nên copy mà tất cả chúng ta sẽ tham chiếu xuống bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP tích hợp hàm IF. Công thức đơn cử mà chúng mình sử dụng như sau :

Các thành phần trong đó là :

• C55: Mã CCDC ở tháng thứ 2
• $C$13:D$34$: Là vùng dữ liệu cần tham chiếu, bạn quét chuột chọn hết cột mã CCDC và tên tài sản, công cụ ở tháng đầu tiên sử dụng. Bạn nhớ bấm phím F4 hoặc Fn + F4 (trên một số máy tính) để cố định vùng chọn.

Mục Ngày sử dụng, Số lượng, Nguyên giá, các bạn dùng cách tương tự để lấy thông tin xuống. Đến phần Giá trị còn lại đầu kỳ, bạn cũng dùng công thức như thế nhưng khi chọn vùng tham chiếu các bạn phải kéo chuột từ cột mã CCDC đến hết cột Giá trị còn lại cuối kỳ trước nhé. Công thức cụ thể mà chúng mình sử dụng như sau:

Mục Thời gian phân bổ (tháng) và Giá trị phân bổ (ngày) theo ngày bạn cũng dùng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF để tham chiếu từ tháng trước. 

Các mục Phân bổ trong kỳ, Lũy kế và Giá trị còn lại cuối kỳ các bạn tính theo công thức chúng mình đã nêu phía trên nhé!

Đối với các công cụ dụng cụ dụng cụ khác các bạn chỉ cần làm tương tự như. Tuy nhiên vì đã có sẵn công thức rồi nên không cần nhập lại nữa mà copy công thức là được nhé .Sau khi đã tính xong giá trị phân chia thì bạn hạch toán sang sổ nhật ký chung. Chúng mình đã hướng dẫn cách định khoản vào sổ nhật ký chung trong bài viết trước rồi nhé .

Ví dụ: Với tài sản phân bổ cho bộ phận Quản lý doanh nghiệp như trong ví dụ trên, các bạn định khoản nợ tài khoản 6423, có tài khoản 242. Mỗi tháng sau đó các bạn cũng sẽ hạch toán có tài khoản 242, nợ tài khoản chi phí. 

Xem thêm: Lưu ý quan trọng về hóa đơn GTGT kế toán cần phải biết

Kết luận

Qua bài viết này bạn đã nắm rõ được cách lập bảng phân bổ chi phí trả trước để hạch toán vào sổ nhật ký chung. Hi vọng bài san sẻ của chúng mình sẽ hữu dụng với các bạn trong việc làm. Hãy theo dõi Gitiho tiếp tục để không bỏ lỡ những kiến thức và kỹ năng mê hoặc nhé !Nếu bạn muốn được học các kỹ năng và kiến thức thiết yếu cho nghề kế toán từ cơ bản đến nâng cao thì hãy tìm hiểu thêm khóa học dưới đây :Khóa học gồm 155 bài giảng cụ thể, tương tự với 19 giờ học giúp các bạn từng bước nắm trọn các kỹ năng và kiến thức thiết yếu để trở thành một kế toán giỏi. Bạn sẽ được học về tiến trình hạch toán, thiết kế xây dựng bộ sổ sách kế toán trên file Excel, nhiệm vụ kế toán trên Excel và trong trong thực tiễn, cách sử dụng ứng dụng kế toán … để giúp nâng cao hiệu suất cao việc làm. Trong quy trình học, bạn hoàn toàn có thể đặt câu hỏi về yếu tố mình chưa hỏi rõ, chuyên viên về kế toán sẽ vấn đáp bạn trong vòng 24 h. Chúc các bạn học tập và thao tác hiệu suất cao .

Tài liệu kèm theo bài viết

4908-ktg01-chung-tu.zipTải xuống

Cùng tham gia hội đồng hỏi đáp về chủ đề Kế toán