Hướng dẫn đầy đủ về Quản lý Bên liên quan (Stakeholders)(2022)

Click to rate this post!

[ Total : 0 Average : 0 ]

Cập nhật lần cuối vào 13/05/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

Stakeholders ( những bên tương quan ) rất quan trọng với mọi dự án Bất Động Sản. Hãy dành thời hạn cùng với PMA tìm hiểu và khám phá stakeholders là gì cũng như tìm hiểu thêm cách quản trị stakeholders.

Giới thiệu về Quản lý Bên tương quan ( Stakeholders Management )

Stakeholders là gì ?

Stakeholders là một cá thể, nhóm người, hoặc tổ chức triển khai bị tác động ảnh hưởng bởi tác dụng của dự án Bất Động Sản hoặc tự nhìn nhận bản thân bị tác động ảnh hưởng.

Họ chăm sóc tới sự thành công xuất sắc của dự án Bất Động Sản và là người góp phần cho dự án Bất Động Sản từ bên trong hoặc bên ngoài.

Có những loại Stakeholders nào ?

Mỗi dự án Bất Động Sản có nhiều stakeholders, họ thường được phân làm 2 loại :

• Internal stakeholders
• External stakeholders.

Internal Stakeholders External Stakeholders

Internal stakeholders là những người ở trong nội bộ tổ chức. Dự án trực tiếp ảnh hưởng tới họ khi họ cũng tham gia dự án hoặc họ được thuê bởi tổ chức quản lý dự án đó. Những stakeholders đó bao gồm: nhân viên, sếp, ban lãnh đạo, nhà quản lý dự án, nhà đầu tư v.v.	External stakeholders là những người nằm ngoài tổ chức và họ gián tiếp bị ảnh hưởng bởi dự án. Những người này có thể là nhà cung cấp, khách hàng, bên thứ 3, đối thủ, xã hội, chính phủ v.v.

Tại sao tất cả chúng ta cần quản trị Stakeholders ?

• Stakeholders rất quan trọng vì họ hoàn toàn có thể gây tác động ảnh hưởng xấu hoặc tốt với dự án Bất Động Sản bằng quyết định hành động của họ. Có stakeholders chính – những người mà góp phần của họ mang tính quyết định hành động xem dự án Bất Động Sản hoàn toàn có thể thực thi hay không.
• Nhà quản trị cần học cách quản trị stakeholders để xác lập ai là stakeholders chính và bảo vệ phân phối nhu yếu của họ
• Với chiêu thức quản trị Stakeholders tốt tất cả chúng ta hoàn toàn có thể làm giảm rủi ro đáng tiếc dự án Bất Động Sản
• Sự hài lòng của Stakeholders được coi là một tiềm năng quan trọng của dự án Bất Động Sản

Quản lý Stakeholder như thế nào ? Bao gồm những quy trình gì ?

Quản lý Stakeholders gồm 4 quy trình :

1. Xác định Stakeholders
2. Lên kế hoạch về sự tham gia, góp phần của Stakeholders
3. Quản lý sự góp phần, tham gia của Stakeholders
4. Giám sát hoạt động giải trí của Stakeholders

Xác định Stakeholders

Xác định Stakeholders là gì ?

Đây là một quy trình mà nhà quản trị dự án Bất Động Sản và đội quản trị dự án Bất Động Sản xác lập tổng thể người hoặc tổ chức triển khai chịu tác động ảnh hưởng bởi dự án Bất Động Sản.

Vì sao cần xác lập Stakeholders ?

• Lý do là vì khi stakeholders chưa được xác lập rõ, những stakeholders quan trọng hoàn toàn có thể gây rủi ro đáng tiếc cho dự án Bất Động Sản trong tương lai. Điều này nên được xác lập càng sớm càng tốt, nhất là trong quá trình đầu của dự án Bất Động Sản, trước khi mở màn lên kế hoạch.
• Ngoài ra còn cần xác lập Stakeholders xuyên suốt cả dự án Bất Động Sản. Vì khi có thêm stakeholders mới thì cần xác lập lại và thực thi lại quy trình quản trị Stakeholders.

Làm thế nào để xác lập Stakeholders ?

• Khi xác lập Stakeholders, hãy xác lập từ vị trí ảnh hưởng tác động của họ : trên, dưới, bên ngoài và bên trong. Đó hoàn toàn có thể là : người mua, nhà sản xuất, quản trị, đội dự án Bất Động Sản v.v.
• Sau khi xác lập hãy nghiên cứu và phân tích nhu yếu, mong đợi, sở trường thích nghi, tầm tác động ảnh hưởng, kiến thức và kỹ năng v.v. của stakeholder. Những stakeholders quan trọng là những người đưa ra quyết định hành động trong dự án Bất Động Sản. Với những người này, quản trị cần ưu tiên để tiếp xúc và chăm sóc tới mong ước của họ.

Bước 1 : Xác định những bên hoàn toàn có thể trở thành Stakeholders

1. Xác định hàng loạt những bên có tiềm năng thành Stakeholders
2. Xác định tầm ảnh hưởng tác động

Stakeholders Wheel, công cụ giúp bạn dễ dàng xác định Stakeholders

Bước 2 : Phân tích Stakeholders

1. Xác định các nhu yếu hầu hết, mong đợi, tầm tác động ảnh hưởng, … của Stakeholders
2. Xác định key stakeholders

Bước 3 : Phân loại Stakeholders

1. Phân độ ưu tiên cho các key stakeholders
2. Sử dụng các quy mô phân loại ( ví dụ Power / Interest Grid )

Power/ Interest Grid giúp bạn có thể xác định cách giao tiếp với Stakeholders

Bước 4 : Xác định kế hoạch quản trị Stakeholder

Đưa ra các cách mà nhà quản trị tiếp xúc với Stakeholders.

Có công cụ nào tương hỗ việc xác lập ?

• Một số công cụ mà quản trị hoàn toàn có thể dùng để nghiên cứu và phân tích và nhìn nhận : Power / Interest Grid Salience Model Stakeholder cube Expert Judgement Meeting Brainstorming Questionnaire and survey Document analysis

Lên kế hoạch quản lý sự tham gia của Stakeholders

Sự tham gia của Stakeholder có ý nghĩa thế nào ?

• Sự tham gia của Stakeholder là quan trọng so với sự thành công xuất sắc của dự án Bất Động Sản.

Khi nào cần lên kế hoạch quản trị Bên tương quan ?

• Sự tương tác và tham gia của các bên tương quan sẽ biến hóa theo từng dự án Bất Động Sản.
• Sự tham gia của mỗi stakeholder là khác nhau trong mỗi quy trình tiến độ khác nhau của dự án Bất Động Sản nên việc lên kế hoạch này cần được diễn ra trong suốt dự án Bất Động Sản.

Có những Lever tham gia nào của Bên tương quan ?

• Các Lever phân loại hoàn toàn có thể gồm có 5 Lever : Unaware : Không nhận thức về dự án Bất Động Sản và các ảnh hưởng tác động tiềm ẩn Resistant : Nhận thức về dự án Bất Động Sản và các ảnh hưởng tác động tiềm ẩn ; và chống lại sự biến hóa Neutral : Nhận thức về dự án Bất Động Sản ; nhưng không kháng cự cũng như không tương hỗ Supportive : Nhận thức về dự án Bất Động Sản và các ảnh hưởng tác động tiềm ẩn ; và tương hỗ sự biến hóa Leading : Nhận thức về dự án Bất Động Sản và các ảnh hưởng tác động tiềm ẩn ; và tích cực tham gia vào việc bảo vệ dự án Bất Động Sản thành công xuất sắc

Có những công cụ gì giúp nhà quản trị lên kế hoạch quản lý sự tham gia ?

• Những công cụ để giúp nhà quản trị thực thi việc lên kế hoạch này : Stakeholder engagement assessment matrix : giúp so sánh mức độ tương quan với dự án Bất Động Sản hiện tại của stakeholders ( C ) và nhà quản trị mong ước stakeholders góp phần với dự án Bất Động Sản ( D ) Benchmarking : so sánh hiệu quả nghiên cứu và phân tích stakeholder để đưa ra thông tin từ tổ chức triển khai, dự án Bất Động Sản khác mà đang xem xét tiêu chuẩn Root cause analysis : xác lập nguyên do gốc Assumption and constraint analysis : Phân tích giả định và hạn chế Mind mapping : tư duy trực quan về thông tin của stakeholder và mối quan hệ của họ với nhau và với tổ chức triển khai Decision making : nhìn nhận quyết định hành động ưu tiên

Stakeholder Unaware Resistant Neural Supportive Leading

Person 1	C			D
Person 2			C		D
Person 3				C, D
Person 4			C	D

Ví dụ về Stakeholder engagement assessment matrix

Quản lý sự tham gia của Stakeholder ?

Quản lý sự tham gia của Stakeholder là gì ?

Đó là quy trình tiếp xúc và thao tác với stakeholder để có được sự ủng hộ, duy trì sự của hộ của họ cũng như giảm thiểu sự phản đối, ảnh hưởng tác động xấu đi của họ so với dự án Bất Động Sản.

Tại sao phải quản lý sự tham gia của Stakeholder ?

• Lý do cần quản trị góp phần của họ là vì thái độ và sự cam kết của họ với dự án Bất Động Sản hoàn toàn có thể đổi khác khi có vấn đề bất kể xảy ra – hoàn toàn có thể gây ảnh hưởng tác động tới quyết định hành động của họ
• Đây sẽ là việc được diễn ra xuyên suốt trong dự án Bất Động Sản.

Làm thế nào để thực thi việc quản lý sự tham gia của stakeholder ?

Để thao tác với stakeholder, quản trị cần cung ứng nhu yếu và mong đợi của họ cũng như khuyến khích họ tham gia sâu vào dự án Bất Động Sản.

Nhà quản trị hoàn toàn có thể cung ứng mong đợi của họ trải qua sự tiếp xúc, đàm phán và xử lý yếu tố của họ.

Có những công cụ giúp quản lý sự tham gia của Stakeholder ?

Giới thiệu công cụ có ích với nhà quản trị trong việc quản lý sự tham gia của stakeholder :

• Ground rules : một loại những hành vi mà đội đồng ý chấp thuận tuân theo cũng như những nhà stakeholder khác chấp thuận đồng ý tham gia. Ground rules giúp giảm xích míc xảy ra
• Communication skills : sử dụng feedback. Feedback được dùng để bảo vệ stakeholders nhận được thông tin và hiểu đúng. Đội quản trị sử dụng feedback để hiểu phản ứng của stakeholder với các hoạt động giải trí dự án Bất Động Sản và quyết định hành động đưa ra.
• Interpersonal and team skills : sự quan sát và trao đổi được dùng để bắt nhịp việc làm, thái độ của những thành viên và stakeholder. Ngoài ra, quản trị đàm phán và xung đột được sử dụng để đạt được thỏa thuật và sự ủng hộ có lợi cho dự án Bất Động Sản và hiệu quả dự án Bất Động Sản cũng như xử lý xung đột của đội và stakeholders. Cuối cùng thì sự nhận thức văn hóa truyền thống ( Cultural awareness ) và nhận thức chính trị ( Political awareness ) cũng quan trọng trong việc xem xét nhu yếu của stakeholder cũng như để hiểu mối quan hệ trong và ngoài dự án Bất Động Sản

Giám sát sự tham gia của Stakeholder

Giám sát sự tham gia của Stakeholder là quy trình gì ?

Nó là quy trình giám sát gồm có giám sát mối quan hệ với stakeholder và kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch và kế hoạch cho sự tham gia của stakeholder trong dự án Bất Động Sản.

Tại sao phải giám sát sự tham gia của Stakeholder ?

• Quản lý cần giám sát sự tham gia của họ vì các hoạt động giải trí trong quy trình này hoàn toàn có thể sẽ không hiệu suất cao và hiệu suất như dự kiến.
• Bên cạnh đó, hội đồng stakeholder và sự tham gia của họ cũng sẽ tăng trưởng khi dự án Bất Động Sản tăng trưởng.

Làm sao để giám sát sự tham gia của Stakeholder

• So sánh tác dụng của hoạt động giải trí hiện tại của stakeholder với các hoạt động giải trí được vạch ra trong kế hoạch có sẵn
• Xác định và định lượng các tác dụng
• Gợi ý lựa chọn để cung ứng với các phương sai : duy trì, tăng hoặc giảm hiệu suất cao, hiệu suất của sự tham gia
• Đặt thứ tự ưu tiên và chọn cách giải quyết và xử lý tốt nhất cho các phương sai

Có những công cụ gì giúp giám sát sự tham gia của Stakeholder ?

Những công cụ giám sát sự tham gia của Stakeholder :

Stakeholder analysis : Xác định mức độ tham gia của các nhóm bên tương quan và các cá thể tại bất kể thời gian đơn cử nào trong dự án Bất Động Sản.

• Stakeholder engagement assessment matrix
• Root cause analysis : xác lập nguyên do cơ bản sự tham gia của các bên tương quan không hiệu suất cao như dự kiến
• Alternatives analysis : Đánh giá các tùy chọn để cung ứng các phương sai trong tác dụng mong ước của sự tham gia của các bên tương quan
• Decision making : nghiên cứu và phân tích quyết định hành động và bỏ phiếu Meetings : Các cuộc họp nhìn nhận trạng thái được sử dụng để trao đổi và nghiên cứu và phân tích thông tin về sự tham gia của các bên tương quan
• Communication skills : Phản hồi được sử dụng để bảo vệ rằng thông tin cho các bên tương quan được tiếp đón và hiểu đúng. Ngoài ra, bài thuyết trình được dùng để phân phối thông tin rõ ràng cho các bên tương quan.
• Interpersonal and team skills : nghe dữ thế chủ động, kỹ năng và kiến thức chỉ huy, mạng lưới, nhận thức văn hóa truyền thống và chính trị

Tổng kết

Toàn bộ các kỹ năng và kiến thức trên đều được trích xuất từ khóa luyện thi chứng từ quản trị quốc tế PMP của PMA. Hi vọng những kỹ năng và kiến thức trên sẽ giúp bạn thành công xuất sắc hơn trong việc quản trị dự án Bất Động Sản.

Xem thêm : Chứng chỉ PMP và những điều cần biết