Cách làm bản thuyết trình bằng powerpoint 2007

Powerpoint 2007 có nhiều chức năng tiện ích cho người sử dụng như nhiều lựa chọn theme làm cho bài thuyết trình sinh động hơn. Sau đây cachlam.org sẽ cùng bạn khám phá cách tạo bài thuyết trình bằng powerpoint 2007 nhé!

Cách tạo bài thuyết trình đơn giản bằng powerpoint 2007

a.  Giao diện mới, Ribbon

Những phần thay đổi dễ nhận thấy nhất là khu vực phía trên của cửa sổ PowerPoint. Thay vì những menu và toolbar như trước đây thì người dùng PowerPoint 2007 sẽ thấy cách sắp xếp khoa học hơn với những lệnh liên quan được đưa vào một nhóm. Dãy lệnh trên cửa sổ PowerPoint 2007 được gọi là Ribbon, nó được xem là trung tâm điều khiển cho việc tạo ra các bài thuyết trình (Presentation) . Nếu tìm hiểu chi tiết về cách thiết kế cũng như cấu trúc của Ribbon, bạn sẽ thấy nó rất thuận tiện cho việc sử dụng.

Ribbon bao gồm một số tab với chức năng cụ thể như sau:
Insert: Đây là nơi bạn có thể thêm vào trên slide từ table, hình ảnh, biểu đồ, đoạn text, âm thanh, header và footer
Design: là nơi làm cho slide có hình thức đẹp hơn bao gồm cách thiết kế thông tin nền, font chữ và cách sắp xếp màu sắc.
Animations: Đây là tab tạo nên sinh khí cho bài thuyết trình. Bạn có thể dễ dàng sử dụng nhiều hiệu ứng trên tab này.
Slide Show: Khi bắt đầu thuyết trình thì chắc chắn rằng bạn phải sử dụng tab này. Ngoài ra nó còn chức năng thu lại bài tường thuật trong suốt bài thuyết trình, bên cạnh chức năng chuẩn bị bài thuyết trình.
Review: Với tab này bạn có thể kiểm tra chính tả đảm bảo an toàn cho bài thuyết trình.
View: Với Tab này bạn có thể xem lại bài thuyết trình và sắp xếp lại bài thuyết trình trên cửa sổ.

b.Thư viện (Gallery)

 Một số hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide (Slide Transition) trên Ribbon.
 Để tìm thêm nhiều mẫu Slide Transition, chọn nút More.
Toàn bộ thư viện Slide Transition được thể hiện trên màn hình, rê chuột vào các Transition để xem thử, click vào Transition phù hợp để áp dụng cho bài thuyết trình của mình.

c. Những chức năng khác không hiện trên Ribbon

 Khi bạn không thấy một chức năng trong nhóm như nhóm Font như hình trên, thì hãy click vào mũi tên ở góc dưới của nhóm.
Một hộp thoại xuất hiện với nhiều tùy chọn khác để bạn lựa chọn. Thông thường có nhiều lệnh trong các nhóm, nhưng vì diện tích có giới hạn trên Ribbon, nên chỉ có những lệnh thường sử dụng nhất mới hiện trên màn hình, còn trong trường hợp không thấy bạn nên click vào các mũi tên trê Ribbon để tìm thêm những lệnh cần thiết.

d. Sử dụng Quick Access Toolbar

Khi bạn làm việc với bài thuyết trình và có một vài tình huống bạn muốn lặp lại, chẳng hạn như lưu tài liệu, thì nên sử dụng Quick Access Toolbar. Nó là một nhóm nhỏ các nút lệnh nằm phía bên trái trên Ribbon. Các nút lệnh bao gồm Save, Undo, Repeat và Redo. Bạn cũng có thể thêm các lệnh thường dùng vào Quick Access Toolbar bằng cách click phải chuột vào lệnh đó trên thanh Ribbon rồi chọn Add to Quick Access Toolbar.

e. Thay đổi góc nhìn cho bài thuyết trình

 Nút view giống như phiên bản trước đây, nhưng chúng bị thay đổi vị trí trên cửa sổ.
 Kéo thanh Zoom để phóng to thu nhỏ slide bài thuyết trình hoặc click nút cộng hoặc trừ có có tính năng phóng to hoặc thu nhỏ slide. 3. Nhấn vào nút trong hình trên để chọn góc nhìn phù hợp.

f. Phím tắt của PowerPoint 2007

Nếu bạn thích sử dụng bàn phím hơn chuột, chắc chắn bạn cần phải biết phím tắt trong Office 2007. Cách thiết kế Ribbon đi kèm với cách sử dụng phím tắt mới. Có hai ưu điểm là có thể sử dụng một nút đơn cho phím tắt và sử dụng tổ hợp phím. Đây là cách sử dụng phím tắt

 Đầu tiên nhấn phím Alt trên bàn phím.
 Những ký tự và con số xuất hiện trên hầu hết các trên phần của Ribbon được gọi là Key Tips, Những ký tự hiện trên các tab của Ribbon và nút Microsoft Office, còn những con số xuất hiện trên Quick Access Toolbar. Bây giờ bạn có thể sử dụng nó để có thêm nhiều lệnh và nút khác. Ví dụ nhấn nút “H” để hiện lên Key Tip cho tất cả các nhóm trên tab Home.
Sau đó nhấn Key Tip trong nhóm để thực hiện một lệnh nào đó, chẳng hạn bạn nhấn Alt, rồi H, rồi L thì bạn sẽ có lệnh layout cho bài thuyết trình. Còn những phím tắt trước đây như thế nào? Nó vẫn được sử dụng bình thường với PowerPoint 2007. Chẳng hạn như phím tắt Ctrl + C là lệnh copy và phím tắt Ctrl + V là lệnh dán.

2. Các thao tác cơ bản

 
a. Tìm hiểu về workspace (không gian làm việc)

Hình ảnh trên được gọi là Normal View, khi bạn mở PowerPoint, thì bạn sẽ thấy Normal View của bài thuyết trình. Bạn làm việc ở đây để tạo ra các slide, có ba khu vực chính của Normal View:
 Slide pane là khu vực lớn ở giữa, bạn sẽ làm việc chủ yếu tại đây.
Trên slide, những hộp được tạo thành bởi những chấm đứt quãng được gọi là placeholders. Chính nơi này bạn nhập dữ liệu, hình ảnh, biểu đồ và những thứ khác như file âm thanh, video clip.
Những hộp nhỏ phía bên trái gọi là thumbnail, khu vực này được gọi là tab Slide và bạn có thể chọn slide thumbnails (hình thu nhỏ của các slide) ở đây để tìm và di chuyển tới các slide khác.
Khu vực phía bên dưới là notes pane, nơi bạn có thể nhập những ghi chú khi cần thiết.

b. Thêm slide mới vào bài thuyết trình .

Khi mở PowerPoint ra chỉ có một slide trên màn hình bạn muốn thêm các slide khác thì cách thông dụng là chọn New Slide, trên tab Home tab, như hình trên. Có hai cách để sử dụng nút này.
 Nếu bạn click phần trên của nút này, một slide mới sẽ xuất hiện ngay lập tức, bên dưới tab Slide, slide đó cũng xuất hiện.
 Nếu bạn click phần dưới của nút này, bạn sẽ có một thư viện layouts cho slide để bạn có thể chọn lựa để thêm vào bài thuyết trình.

c. Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide

 Slide tiêu đề (Title Slide) trong hình trên có thể tìm kiếm trong Layouts Gallery. Thường trong Slide tiêu đề sẽ ghi tên bài thuyết trình và các thông tin liên quan như tác giả v.v…
Layout của Slide tiêu đề (Title Slide) bao gồm điểm định sẵn (placeholder) cho tiêu đề chính và tiêu đề phụ.
 Layout bạn sẽ sử dụng cho hầu hết các slide khác được gọi là Title and Content (tiêu đề và nội dung), bạn có thể thấy trong Layouts Gallery.
Trên layout của các slide này có một placeholder cho tiêu đề và một placeholder cho việc nhập nội dung văn bản (text), hình ảnh (picture), phim ảnh (movie), biểu đồ (chart), …

d. Nhập nội dung văn bản vào slide

 Bạn có thể sử dụng nhiều cấp khác nhau để thể hiện các nội dung chính và các nội dung phụ tương ứng
Trên Ribbon, sử dụng lệnh trong nhóm Font để có thể thay đổi cách định dạng cho các ký tự, màu sắc và kích cỡ chữ.
 Sử dụng lệnh trong nhóm Paragraph để thay đổi định dạng các đoạn text như định dạng danh sách, xuống dòng.

e. Chèn slide từ một bài thuyết trình khác

Bạn có thể sử dụng những slide từ bài thuyết trình khác, cách làm như sau:
Trên tab Home, click mũi tên trên New Slide, Nếu bạn muốn chèn một slide mới thì chọn layout cho nó trước.

 Phía dưới layout gallery, chọn Reuse Slides.
 Trong Reuse Slides, dưới Insert slide from, chọn Browse để tìm bài thuyết trình có những slide bạn muốn chèn và sau đó nhấp vào mũi tên để mở những slide này.
Khi đã có những slide bạn cần, chọn Keep source formatting bên dưới cửa sổ. Nếu bạn muốn giữ nguyên slide thì trước khi chèn bạn cần chọn Keep source formatting. Nếu không chọn thì nó có định dạng giống như slide bạn đang làm việc.
 Chọn slide bạn muốn chèn. Các slide sẽ được copy sang bài thuyết trình mà bạn đang làm.

f. Tạo ra những ghi chú cho người thuyết trình (speaker notes)

1. Khi xây dựng nội dung cho slide, bạn có thể nhập những ghi chú trong ô Notes phía bên dưới slide.
2. Bạn có thể nới rộng ô notes để dễ dàng làm việc bằng cách kéo thanh chia tách (Split bar).
3. Những ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ trong một trang ghi chú bao gồm bản sao của slide với những ghi chú.
g. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)

Mỗi bài thuyết trình có một chủ đề. Chủ đề xác định phong cách và màu sắc cho slide của bạn. Trên hình là ba kiểu slide có cùng một nội dung, nhưng với ba chủ đề khác nhau. Một chủ đề bao gồm:

• Thiết kế nền
• Màu sắc
• Kiểu và kích cỡ font chữ
• Vị trí các Placeholder (điểm định sẵn) Chủ đề màu sắc ảnh hưởng đến màu hình nền, màu font chữ, màu đường viền và những yếu tố khác như bảng biểu và biểu đồ.

h. Chọn một theme cho slide của bạn

Mỗi bài thuyết trình mới bắt đầu với một chủ đề mặc định mà nó được gọi là Office Theme (chủ đề văn phòng). Cách chọn một chủ đề bằng cách nhấn vào tab Design và tìm một chủ đề cho bài thuyết trình của mình.

 Chủ đề mẫu bạn thấy sẽ nằm trong nhóm Themes.
 Để tìm thêm chủ đề, click nút More mũi tên bên phải của nhóm Themes.
 Khi chỉ con trỏ vào bất cứ chủ đề mẫu nào, bạn sẽ thấy nó hiện chủ đề đó lên slide.

i. Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác
 

Chọn biểu tượng Clip Art trong placeholder.
Một cửa sổ nhiệm vụ Clip Art mở ra, nhập từ khóa trong hộp Search for với những chủ đề gợi ý phân loại, sau đó nhấn Go.
Những đoạn clip xuất hiện phù hợp theo yêu cầu của từ khóa. Chọn một cái để chèn vào trong slide. Hình ảnh sẽ tự động có kích thước và vị trí trong placeholder. Bạn cũng có thể chèn bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh cá nhân, video và SmartArt graphics bằng cách này. Nên lưu ý rằng bạn phải giảm dung lượng hình ảnh cần thiết khi chèn vào slide.

j. Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác bằng Tab Insert

Có một cách khác để chèn những thành phần khác vào slide bằng cách sử dụng tab Insert trên Ribbon. Tất cả mọi thứ bạn có thể chèn từ đây.

 Text boxes rất thuận tiện khi bạn muốn thêm đoạn text nơi nào đó và cần chú thích cho nó. Trước hết chọn Text Box trên tab Insert.
Và sau đó vẽ một hộp trên slide và nhập nội dung.
k. Chỉnh sửa slide
Khi chèn một hình ảnh vào rồi và bạn muốn điều chỉnh nó như chỉnh sửa kích thước, cắt bớt, chỉnh màu sắc, Sử dụng Picture Tools để làm việc này. Nó có sẵn khi bạn chọn hình ảnh.

 Chọn hình ảnh.
 Picture Tools xuất hiện trên Ribbon. Sử dụng lựa chọn trên tab Format để chỉnh sửa hình ảnh.

Mời bạn tham khảo thêm: 

Lưu ý khi trình bày thuyết trình bằng bằng powerpoint

1.1. Về thiết kế
– Chọn màu nền sáng, chữ tối hoặc ngược lại để đảm bảo sự tương phản tối đa.
– Tránh dùng hiệu ứng bóng mờ.

1.2. Về font chữ
– Sử dụng font chữ không chân (ví dụ: Arial … ), tránh dùng font chữ lạ.
– Tránh dùng nhiều quá font chữ trong 1 báo cáo.
– Tiêu đề nên để ≥ 36 point;
– Đầu mục lớn nên để ≥ 32 point;
– Các mục còn lại nên để cỡ 24 point;
– Không nên dùng tất cả chữ hoa.

1.3. Về văn bản
– Một chủ đề được trình bày trên một slide.
– Tiêu đề mỗi slide cần được nổi bật.
– Mỗi slide không nên trình bày nhiều chữ ( chỉ khoảng 3 – 5 dòng ).

1.4. Về nội dung
– Nên có slide giới thiệu qua toàn bộ nội dung của báo cáo
– Bố cục các phần của báo cáo nên trình bày hợp lý, các phần không để quá dài hay quá ngắn so với các phần khác trong bài.
– Nội dung nên vắn tắt nhưng rõ ràng.
– Đưa biểu đồ, hình ảnh, clip minh họa phải hợp lý, liên quan đến vấn đề cần nói và giải thích được.

1.5. Về thời gian
– Nên trình bày báo cáo với tốc độ trung bình 1 slide/1 phút. Bài báo cáo được thuyết trình trong thời gian 15 – 20 phút.

1.6. Về định dạng tập tin
– Nên lưu báo cáo theo định dạng powerpoint show (đuôi mở rộng là pps)

2. Cách thuyết trình một báo cáo bằng Powerpoint
2.1. Về tư thế
– Không nên chỉ đứng một chỗ để thuyết trình từ đầu đến cuối;
– Lời nói rõ ràng, không nói nhỏ hay to quá, cách xưng hô lễ phép (VD: xưng em);
– Không nên thuyết trình như là đọc;
– Tư thế, cử chỉ thoải mái nhưng hợp lý;
– Luôn tạo cuốn hút cho người nghe vào vấn đề mình đang nói;
– Trong khi nói, nên hướng ánh mắt về phía người nghe và tốt nhất là nhìn thẳng vào mắt một vài người. Làm như vậy bạn sẽ tự tin hơn và người nghe cũng cảm thấy dễ chịu hơn;
– Không nên chỉ nhìn vào slide để đọc, điều đó sẽ gây ra tính thụ động, phụ thuộc vào slide dẫn đến không thể phát triển được ý tưởng và quên những vấn đề mình định nói, điều đó cũng làm mất cảm tình của người theo dõi.

2.2. Về nội dung thuyết trình
Bài nói chuyện dĩ nhiên bắt đầu bằng slide đầu tiên, thường là slide tựa đề. Không có qui ước nào đặt tựa đề bài nói chuyện, nhưng 3 thông tin quan trọng nhất cần phải có là:
Tựa đề bài nói chuyện
Tác giả và nơi làm việc
Tên Cán bộ hướng dẫn

– Lời mở đầu:

Đây là phần dẫn nhập vào chủ đề của báo báo, có thể tùy theo cách trình bày của mỗi người nhưng chúng ta có thể dẫn nhập bằng tầm quan trọng, đặc điểm hay thuộc tính nổi bật của đối tượng, vấn đề sắp nói đến. Lời dẫn nhập có thể bắt đầu từ một lời giới thiệu, một câu hỏi,…
VD: Với chủ đề là “giới thiệu về Công ty Google” chúng ta có thể dẫn nhập như sau:
o Chúng ta biết đến Google như là một công cụ tìm kiếm trên internet phổ biến nhất hiện nay,…
o Chúng ta thử tưởng tượng nếu thế giới internet hiện nay không có các công cụ tìm kiếm thì sẽ như thế nào?….
o Hỏi thành viên trong lớp “Bạn hay làm gì khi muốn tìm kiếm thông tin trên internet?” và mong nhận được câu trả lời đúng vào vấn đề.

– Nội dung chính.
+ Nên giới thiệu qua toàn bộ nội dung mình sẽ nói (các đầu mục lớn trong bài).
+ Khi trình bày một mục nào thì cũng nên có phần dẫn nhập và khi chuyển sang nói phần khác thì cũng cần có phần chuyển tiếp. Một câu chuyển tiếp có thể vừa là để kết thúc đoạn trên, vừa để mở đầu đoạn tiếp theo. Nó có thể là một nhận định, một câu hỏi cho một vấn đề và để làm sáng tỏ nhận định hay trả lời câu hỏi đó thì chúng ta sẽ cần tìm hiểu vấn đề sẽ nói tiếp sau đây…Chẳng hạn là như vậy. Chúng ta có thể kết hợp với các từ nối, từ chuyển như “tiếp theo”, “vậy thì”,…
+ Bài thuyết trình có hình ảnh, biểu đồ, bảng biểu minh họa thì cần phải giải thích qua.

– Phần kết thúc: cũng rất quan trọng, phần này sẽ có thể nói lại những vấn đề quan trọng nhất, những vấn đề mình quên chưa nói trong khi thuyết trình và câu kết thúc bài thuyết trình, hướng phát triển đề tài. Điều này sẽ làm bài thuyết trình được đánh giá tốt hơn.
Đây hoàn toàn là những kinh nghiệm rút ra từ thực tế, hy vọng những kỹ năng trên sẽ giúp người đọc những thành công trong việc trình bày các báo cáo khoa học.

(ST)