Cách làm thời gian biểu hiệu quả và thông minh nhất

 Ai cũng có 24h một ngày giống như nhau chúng ta cần biết cách sử dụng thời gian như thế nào để hiệu quả không để nó trôi đi vô ích. Có một bảng thời gian biểu rất qua trọng. Sau đây cachlam.org sẽ hướng dẫn bạn cách làm thời gian biểu để quản lý quỹ thời gian của mình thông minh nhất.

Cách lập thời gian biểu hiệu quả

 Nếu có một thời gian biểu hợp lý, bạn sẽ có khả năng:

– Hiểu được mình có thể làm được gì trong khoảng thời gian đó.
– Lên kế hoạch sử dụng thời gian tốt nhất.
– Siết thời gian đủ để làm việc
– Dành ra một ít thời gian dự phòng đề phòng những sự việc “bất ngờ”.
– Giảm thiểu căng thẳng bằng cánh không hứa hẹn hoặc cam kết quá nhiều.
Với một thời gian biểu chu toàn và chi tiết, bạn sẽ dễ dàng quản lý nhiệm vụ được giao mà vẫn có thời gian làm việc riêng. Đó cũng là một vũ khí quan trọng giúp bạn tránh khỏi bị quá tải trong công việc.
Làm sao sử dụng công cụ này?

1. Chuẩn bị những vật dụng hữu ích:

To-Do list-Danh sách những việc cần làm:

Ghi ra giấy những điều bạn cần làm, rồi quyết định việc nào sẽ làm bây giờ, việc nào để sau, hay nhờ ai làm, hoặc hoãn việc nào sau một thời gian dài.

Một quyển lịch sắp xếp công việc theo tuần/ tháng:

Đánh dấu các buổi hẹn, đi học, họp trong một cuốn sổ tay chia ô thời gian hoặc bảng biểu
Nếu bạn là người thiên về sử dụng giác quan (nếu nhìn sẽ khiến bạn học vào đầu nhanh hơn), bạn có thể sơ đồ hóa thời gian biểu.
Điều đầu tiên, sáng dậy, đó là xem hôm nay phải làm những gì.
Còn trước khi đi ngủ thì xem mình đã chuẩn bị sẵn sàng cho ngày mai chưa.
Lịch ghi kế hoạch lâu dài
Sử dụng một bảng cho mỗi tháng để bạn có thể lên kế hoạch trước.

Còn đây là cách mà mình đang dùng để lên lịch cho ngày/tuần/tháng wink

– Sử dụng 1 quyển sổ/tập vở/nháp hoặc thiết kế trên máy tính(ko khuyến khích ) ==> dùng vở và bút chì sẽ dễ bôi xóa, thay đổi các hoạt động một cách linh hoạt hơn (những trường hợp đột xuất thôi nhé ^^)

– Ghi lần lượt những hoạt động dự kiến sẽ làm trong ngày ra nháp.

– Kẻ 1 khung lớn, dọc là 7 ngày trong tuần, ngang là 24h trong ngày hoặc chỉ cần chia từ giờ thức dậy đến giờ đi ngủ thôi (VD: từ 5:00 -> 23:00) ==> VD: Nếu bạn học ở trường từ 7-11h sáng T3 thì dùng chì bôi đen/gạch chéo phần ô giao nhau giữa cột T3 và giờ (7-11), sau đó ghi đèn lên tên của hoạt động!

* Với cách này, tớ nghĩ ta có thể quản lý luôn nhiều thứ chứ không chỉ thời gian như: quan hệ bạn bè, công việc, học tập… trong cả quá khứ, hiện tại và tương lai. VD: bạn có nhớ chính xác giờ này tuần trước mình đang làm gì ko? Với cái này la nhớ được đấy (quá khứ), dễ dàng sắp xếp lịch hẹn trong tương lai vì cứ hẹn với ai, giờ nào ghi vào là ko bị nhầm lẫn hay bỏ sót wink

*Cách này hơi mất thời gian vì phải ngồi sáng tác nghệ thuật. cứ vẽ vẽ viết viết, bôi xóa…cũng mất nhiều thời gian. Nhưng nếu mỗi ngày bạn dành 10p để lên lịch cho ngày mai (hoặc cả tuần…) thêm 10p cuối ngày hôm đó tổng kết và ghi lại những gì đã làm ==> Mất 20p để có 24h hiệu quả, chưa kể đồng thời rèn luôn thói quen tổng kết cuối ngày giúp ta nhìn lại cuộc sống, suy ngẫm để không bị mất phương hướng ^^!

1. Cách thực hiện:

Bạn nên lập thời gian biểu thường xuyên, có thể là mỗi tuần theo các bước sau đây:

1. Ước lượng thời gian dành để làm việc.

Khoảng thời gian này không nhất thiết phải cố định mà sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc và mục tiêu cá nhân của bạn.

2. Sau đó, xác định những hành động cần phải làm để hoàn thành công việc tốt nhất.

Ví dụ, nếu công việc của bạn là quản lý người khác, trong thời gian biểu của bạn phải có thời gian dành cho việc huấn luyện, kiểm tra và giải quyết vấn đề. Tương tự, bạn cũng phải dành thời gian để giao tiếp với sếp và đồng nghiệp xung quanh nữa (Bạn có thể hạn chế tiếp xúc với đồng nghiệp trong thời gian ngắn, nhưng cần phải chủ động thu xếp thời gian trong thời gian biểu để gặp gỡ và giao tiếp với những người quan trọng).

3. Xem lại “Danh sách việc cần làm”, lập thời gian biểu cho những hoạt động cần được ưu tiên hàng đầu và các công việc cần thiết khác.

4. Tiếp theo, “để dành ra” một ít thời gian rảnh trong bảng biểu thời gian của bạn.

Thông thường, càng có nhiều việc không tên và không rõ ràng, bạn càng cần nhiều thời gian “để dành” kiểu này. Thực tế trong công việc người ta gọi đó là thời gian bị gián đoạn: Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhà quản lý trung bình dành ít nhất 6 phút cho mỗi công việc gián đoạn.
Rõ ràng, bạn chẳng thể nào biết khi nào mình sẽ bị gián đoạn. Tuy nhiên, khi tạo ra thời gian trống trong thời gian biểu, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp lại thời khóa biểu để phản ứng hiệu quả với những vấn đề cấp bách.

5. Bây giờ, cái còn lại trong thời gian biểu của bạn là “thời gian tự do”, khoảng thời gian có thể thực hiện các công việc ưu tiên và mục tiêu cá nhân.

Bạn nên xem lại ‘Danh sách việc cần làm” có sẵn các mục tiêu cá nhân đã được ưu tiên, đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc này và sắp xếp thời gian hoàn thành.
Ngay khi làm xong bước 5, bạn sẽ thấy mình còn rất ít hoặc đôi khi chẳng còn chút thời gian thảnh thơi nào. Nếu vậy, hãy xem lại cách giả định thời gian đã làm ở bước 1. Hỏi xem nên giữ lại việc nào, bỏ việc nào, trì hoãn việc nào.
Hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất của những người thành công là ở chỗ họ biết cách tối đa hóa “đòn bẩy” thời gian. Họ tăng thời gian làm việc bằng cách phân chia công việc cho người khác, sử dụng tiền để thuê ngoài xử lý các công việc quan trọng, sử dụng công nghệ tự động cho công việc. Tất cả khiến họ vừa làm việc có năng suất vừa dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra.
Đồng thời, hãy sử dụng công cụ này để coi lại “Danh sách việc cần làm” và “Mục tiêu cá nhân” xem thử mục tiêu đó có thể hoàn thành với thời gian đó không? Bạn có đang làm quá nhiều nghĩa vụ linh tinh khác không? Có phải bạn đang quan trọng hóa vấn đề lên không?.
Nếu bạn vẫn thấy bị giới hạn về thời gian dư dả, có lẽ bạn nên xem lại khối lượng công việc. Với một bản kế hoạch chi tiết và toàn diện, bạn có thể sớm tìm ra giải pháp thôi.
Điểm cốt lõi:
Thời gian biểu là quy trình sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả để giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu quả làm việc. Đó cũng là một trong những công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất dành cho những ai muốn quản lý thời gian của mình.
Để lập thời gian biểu, bạn có thể dùng nhật ký, lịch, hồ sơ, PFA hoặc phần mềm quản lý MS Outlook, tùy thích.

Lập thời gian biểu là một quá trình gồm 5 bước:

• 1. Nhận diện tổng thời gian đang có.
• 2. Phỏng tỏa những công việc phải làm.
• 3. Lập thời gian biểu theo ưu tiên gấp gáp và các hoạt động thường nhật.
• 4. Phong tỏa thời gian dư dả để dự trữ cho các hoạt động.
• 5. Trong khoảng thời gian còn lại, lập kế hoạch cho những hành động gắn liền với việc đạt được mục tiêu cá nhân và ưu tiên.

Nếu sau khi lập thời gian biểu mà không thấy còn dư chút thời gian nào, hãy xem lại các bước ở trên để phân chia lại thời gian cho chính xác.
Thời gian biểu hiệu quả chỉ là một trong những công cụ đã được đề cập ở bài “Sử dụng thời gian thành công”.

Mẫu thời gian biểu

Sắp xếp thời gian cho tuần làm việc hiệu quả

Làm thế nào để quản lý thời gian và tổ chức công việc trong một tuần? Hãy ưu tiên cho những hoạt động thường lệ, công việc, và các nghĩa vụ gắn liền với cuộc sống của bạn…

Ai cũng có 168 giờ trong một tuần để hoàn thành các công việc được xếp vào dạng “ưu tiên”. Để tăng lượng thời gian này lên mức tối đa và để quản lý hiệu quả công việc hằng ngày của bạn, hãy tạo cho mình thói quen thường xuyên tổ chức các hoạt động, lịch làm việc, và cả sinh hoạt hàng tuần của mình nữa.

Bước 1:

Hãy liệt kê một danh sách tất cả các công viêc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) trong một tuần điển hình nào đó, bao gồm cả: thời gian ngủ nghê, ăn uống (nhớ tính luôn thời gian nấu nướng chuẩn bị và dọn dẹp nhé), chăm sóc bản thân, công việc, đến các lớp học, thời gian lái xe, mua sắm, thời gian dành cho các thành viên trong gia đình, các câu lạc bộ, thanh toán hoá đơn, công việc tình nguyện, việc nhà, thể dục thể thao, gọi điện thoại, xem TV, thời gian cho các sở thích cá nhân, đọc sách báo, học hành nghiên cứu, và …

Bước 2:

Tổ chức những công việc hàng tuần này thành những nhóm cùng loại với nhau và ghi chú lại thời gian bạn dành cho chúng.

Thật thú vị là gần một phần ba thời gian của bạn được sử dụng để phục vụ những nhu cầu cá nhân.

– Ngủ : 49h
– Vệ sinh cá nhân : 3h
– Ăn uống : 8h.
-> Tổng cộng : 60h

Sau đó, liệt kê và đếm khoảng thời gian bạn sử dụng cho công việc, trường lớp, và cả những chuyện khác không thuộc một tuần “điển hình” của bạn. Chúng cũng sẽ chiếm một phần ba trong 168 giờ hàng tuần. Cụ thể:

– Công việc: 40h
– Đi lại: 5h
– Các việc khác: 15h
-> Tổng cộng: 60h.

Bây giờ, hãy tính luôn những công việc bạn dành cho xã hội, ví dụ như :

– Thời gian cho gia đình: 15h
– Các mối quan hệ và bạn bè: 5h
– Nhà thờ, hội nhóm, tổ chức: 6h
– Hoạt động vì trẻ em, thể thao, vv…:8h
-> Tổng cộng: 33h.

Cuối cùng, đối với lượng thời gian còn lại mà bạn có trong một tuần, hãy điền vào đó những công việc và sở thích cá nhân cũng như gia đình:

– Việc nhà: 3h
– Rèn luyện thân thể: 4h
– Sở thích và các hoạt động giải trí: 4h
– Thời gian để tịnh tâm, cầu nguyện, suy ngẫm: 4h.
->Tổng cộng: 15h.

Bạn có thể chia những mục này thành các hoạt động riêng theo khuynh hướng bộc lộ phong cách sống của bạn. Các bạn sinh viên sẽ thích liệt kê tất cả những lớp học và việc nhà của họ. Còn những người nội trợ lại thích liệt kê chi tiết tất cả những công việc mà họ phải làm thường ngày. Thời gian dành cho gia đình và bạn bè cũng có thể được chia rành mạch ra thành những mục nhỏ hơn.

Bước ba:

Tạo ra lịch tuần, mỗi lịch tạo ra có thể dài 24 giờ (hoặc chỉ 30’) cho mỗi ngày. Sau đó ghi sao cho vừa trên một trang giấy, nếu không thì bạn cũng có thể mua một cuốn lịch dạng sổ tay trong đó có chia một ngày hay tuần thành những giờ cụ thể. Đầu tiên, hãy ghi vào đó những hoạt động thường xuyên nhất và chiếm nhiều thời gian nhất, bao gồm việc ngủ nghê, làm việc, ăn uống, vệ sinh cá nhân, đi lại… Tô màu xanh cho những việc ngủ, vệ sinh và ăn uống để làm nổi bật rằng đây là các yếu tố cơ bản cuả cuộc sống. Tô màu xanh lá cây cho công việc và thời gian đi lại để nhấn mạnh đây là các yếu tố liên quan đến tiền bạc.

Tiếp sau những hoạt động ban đầu này là các nhiệm vụ, bổn phận và các cuộc họp… những thay đổi, trồi sụt đối với các cam kết thời gian từ tuần này sang tuần khác thường vẫn hay phát sinh. Vì thế những phát sinh này có thể được tô đỏ và có thể để chỉ những hoạt động như: các trận thi đấu, tập luyện thể thao, đi lễ nhà thờ, các cuộc hẹn đặc biệt v.v…

Điền vào các khoảng trống thời gian còn lại với những hoạt động thuộc về cá nhân, các mối quan hệ gia đình và xã hội để mang lại sự cân bằng và trọn vẹn cho bảng hoạch định thời gian cuả bạn. Những thay đổi liên tục là đặc trưng cuả mục này nên hãy dùng bút màu vàng để tô màu cho chúng biểu thị cho ánh sáng và niềm vui.

Lúc nào cũng phải giữ một bảng phân chia thời gian chính bên cạnh mình, dán các bản photo lên bàn hoặc tủ lạnh… và có những điều chỉnh cho thích hợp nếu cần thiết. Khi bạn đã có được kinh nghiệm trong việc viết thời gian biểu cho một tuần theo cách này thì việc quản lý thời gian cuả bạn cũng sẽ trở thành một thói quen thường xuyên và hết sức dễ dàng. Sẽ là một ý hay nếu bạn mở rộng lịch cuả mình cho các thành viên khác trong gia đình.

Mời bạn tham khảo thêm15 mẹo quản lý thời gian một cách tốt nhất:

Dưới đây là 15 mẹo quản lý thời gian thiết thực nhất giúp bạn có thể bắt đầu ngay từ bây giờ.

1. Viết ra mọi thứ
Lỗi phổ biến của quản lý thời gian đó là cố gắng sử dụng trí nhớ của bạn để nhớ quá nhiều chi tiết dẫn đến bạn bị quá tải thông tin. Phương pháp sử dụng danh sách việc cần làm để viết ra mọi thứ là một cách rất tuyệt để kiếm soát các dự án và công việc của ban, khiến bản thân bạn sắp xếp có tổ chức hơn.

2. Sắp xếp thứ tự yêu tiên cho danh sách của bạn
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật sự khó khăn. Đánh giá các công việc của bạn theo thứ tự, sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự theo ABCD được diễn giải trong các khóa học về quản lý thời gian.

3. Lên kế hoạch trong tuần của bạn
Bạn dành một số thời gian vào đầu tuần để lên kế hoạch làm việc cho mình. Dành ra chút ít thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp tăng năng suất của bạn và cân đối các dự án dài hạn quan trọng với những công việc cấp bách hơn. Mọi thứ bạn cần là 15 đến 30 phút mỗi tuần để họp về kế hoạch làm việc của bạn.

4. Mang theo một quyển sổ nhỏ
Bạn không bao giờ biết khi nào thì bạn sẽ có những ý tưởng lớn hoặc sự thông thái sáng suốt. Vì vậy, bạn nên mang theo một quyển sổ nhỏ để khi đi tới đâu bạn cũng có thể ghi lại được suy nghĩ của mình. Nếu bạn để thật lâu mới viết ra suy nghĩ của mình, thì bạn có thể sẽ quên mất. Một cách khác đó là bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số.

5. Hãy học cách nói “không “
Do hứa hẹn quá nhiều, nhiều người bị quá tải vì có quá nhiều việc; họ nói “có” trong khi đáng lẽ ra họ phải nói “không”. Vì vậy, bạn hãy học cách nói “không” với những yêu cầu có mức ưu tiên thấp, và bạn sẽ có nhiều thời gian để làm những việc quan trọng hơn.

6. Suy nghĩ trước khi hành động
Bao nhiêu lần bạn nói “có” với một số việc, và sau đó bạn lại cảm thấy hối tiếc? Vì vậy trước khi hứa hẹn làm một công việc mới, bạn hãy ngừng lại để suy nghĩ một chút trước khi đưa ra câu trả lời của mình. Điều này sẽ tránh cho bạn khỏi bị làm quá nhiều việc.

7. Không ngừng nâng cao bản thân
Bạn nên dành thời gian trong kế hoạch làm việc của bạn để học những điều mới và phát triển khả năng cũng như tài năng bẩm sinh của bạn. Ví dụ, bạn có thể đăng ký một lớp học, tham gia một chương trình đào tạo, hoặc đọc một cuốn sách. Không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng của bạn sẽ tăng khả năng tìm việc của bạn, giúp bạn nâng cao sự nghiệp, và là một hướng đi đáng tin cậy nhất để trở thành người độc lập về tài chính.

8. Hãy suy nghĩ về những gì bạn sẽ từ bỏ để làm những công việc hàng ngày của bạn
Sẽ là rất tốt nếu bạn thường xuyên đánh giá cách thức bạn sử dụng thời gian. Trong một số trường hợp, điều tốt nhất bạn có thể làm là ngừng làm một hoạt động nào đó không còn có ích cho bạn nữa, để dành thời gian làm những hoạt động khác có ích hơn. Bạn hãy cân nhắc những việc bạn có thể từ bỏ để có thể tiếp tục thực hiện những công việc hiện tại của bạn.

9. Sử dụng hệ thống quản lý thời gian
Sử dụng hệ thống quản lý thời gian có thể sẽ giúp bạn theo dõi mọi việc bạn cần làm, tổ chức và sắp xếp thứ tự công việc của bạn, phát triển những kế hoạch khả thi để hoàn thành nó. Một hệ thống hợp nhất sẽ giống như chất keo dính gắn chặt các phương pháp quản lý thời gian tốt nhất với nhau.

10. Nhận ra các thói quen xấu
Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy mục tiêu của bạn và hạn chế thành công của bạn. Sau khi lập xong danh sách, bạn hãy tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ các thói quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống của bạn. Bạn hãy nhớ rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế nó bằng một thói quen tốt.

11. Đừng làm việc của người khác
Bạn có thói quen làm việc hộ người khác bởi vì bạn mang tâm lý của “người hùng” hay không? Nếu bạn làm như thế, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian của bạn. Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những dự án và mục tiêu của chính bản thân bạn, học cách giao việc một cách hiệu quả, và dạy người khác làm thế nào để họ làm công việc của họ.

12. Ghi nhật ký về mục tiêu của bạn
Thời gian làm việc nhằm mục đích lập và đánh giá các mục tiêu của bạn. Ban đầu, bạn hãy ghi ra mục tiêu của bạn, sau đó bạn viết quá trình thực hiện của bạn đối với từng mục tiêu. Nhìn lại nhật ký mục tiêu hàng tuần và đảm bảo bạn vẫn đang đi đúng hướng.
Lưu giữ nhật ký trong máy tính của bạn không bao giờ là điều dễ dàng cả!

13. Đừng là người cầu toàn
Một vài công việc yêu cầu bạn phải cố gắng hết sức. Ví dụ, khi gửi một email ngắn tới đồng nghiệp, bạn đừng nên dành thời gian nhiều hơn một vài phút để làm điều đó. Bạn hãy học cách phân biệt giữa những công việc cần phải hoàn thành một cách xuất sắc với những công việc chỉ cần làm được mà thôi.

14. Nhận biết những công việc “lấp chỗ trống”
Khi bạn có danh sách những việc cần làm với rất nhiều việc quan trọng, bạn hãy thận trọng để không bị rối trí bởi những công việc “lấp chỗ trống”. Những công việc đã được sắp xếp trong sổ hoặc trong giấy tờ của bạn có thể đợi tới khi bạn giải quyết những công việc có thứ tự ưu tiên cao nhất.

15. Tránh không rơi vào “những cái bẫy hiệu quả”
Làm việc có hiệu quả không nhất thiết là bạn phải làm việc có năng suất. Bạn nên tránh những công việc mà bạn có thể làm một cách hiệu quả nhưng lại không cần phải làm gì hết. Chỉ bởi vì bạn đang bận và phải hoàn thành công việc không có nghĩa là thực thế bạn đang hoàn thành những việc quan trọng.

(ST)